Firma może wykazywać zysk, wystawiać coraz więcej faktur i jednocześnie mieć problem z opłaceniem bieżących zobowiązań. Na pierwszy rzut oka brzmi to jak sprzeczność, ale w praktyce jest to jedna z częstszych sytuacji w biznesie. Powód jest prosty: zysk księgowy i realny stan środków na rachunku bankowym to dwie różne rzeczy.
Właśnie dlatego przedsiębiorcy powinni patrzeć nie tylko na wynik finansowy, lecz także na cash flow, czyli przepływy pieniężne. To one pokazują, czy do firmy rzeczywiście wpływa wystarczająco dużo pieniędzy, aby terminowo regulować wynagrodzenia, podatki, raty, zobowiązania wobec dostawców i inne koszty działalności.
Zysk nie zawsze oznacza gotówkę
Najłatwiej zrozumieć problem na prostym przykładzie.
Firma wystawia klientowi fakturę na 100 tys. zł z terminem płatności 60 dni. W księgach może już pojawić się przychód, który wpływa na wynik finansowy. Pieniędzy na koncie jednak nadal nie ma.
W tym samym czasie przedsiębiorca musi wypłacić pensje, zapłacić za materiały, leasing, paliwo czy usługi podwykonawców. Jeżeli nie dysponuje odpowiednim zapasem gotówki, może pojawić się napięcie finansowe mimo tego, że z punktu widzenia rachunku wyników działalność jest rentowna.
To właśnie jedna z podstawowych różnic pomiędzy zyskiem a płynnością.
Czym właściwie jest cash flow?
Cash flow pokazuje przepływ pieniędzy przez firmę. Najprościej mówiąc, uwzględnia rzeczywiste wpływy i wydatki w określonym czasie.
Dodatni przepływ pieniężny oznacza, że do przedsiębiorstwa wpłynęło więcej pieniędzy, niż z niego wypłynęło. Ujemny oznacza sytuację odwrotną.
Sama informacja, że cash flow jest ujemny, nie musi jeszcze oznaczać problemów. Firma może przecież inwestować, kupować maszyny albo spłacać wcześniejsze zobowiązania. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, skąd wynika spadek gotówki i jak długo przedsiębiorstwo może funkcjonować przy takim poziomie przepływów.
Trzy podstawowe rodzaje przepływów pieniężnych
W analizie finansowej zazwyczaj wyróżnia się trzy główne obszary cash flow.
Pierwszy to przepływy z działalności operacyjnej. Obejmują one pieniądze związane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa, czyli między innymi wpływy od klientów, płatności dla dostawców, koszty wynagrodzeń czy bieżące wydatki.
Drugi obszar to działalność inwestycyjna. Tutaj pojawiają się wydatki na maszyny, nieruchomości, urządzenia, technologie albo inne składniki majątku, które mają służyć firmie w kolejnych latach.
Trzeci rodzaj to przepływy finansowe. Mogą obejmować kredyty, pożyczki, spłatę zadłużenia, dopłaty właścicieli czy wypłatę dywidendy.
Dopiero spojrzenie na wszystkie te elementy pozwala zrozumieć, co rzeczywiście dzieje się z pieniędzmi przedsiębiorstwa.
Dlaczego rentowna firma może stracić płynność?
Najczęstszą przyczyną jest różnica czasu pomiędzy powstaniem przychodu a otrzymaniem zapłaty.
W wielu branżach standardem są terminy płatności wynoszące 30, 60, a czasami nawet 90 dni. Jeżeli firma szybko rośnie, skala problemu może zwiększać się razem ze sprzedażą.
Każde nowe zlecenie wymaga przecież poniesienia kosztów. Trzeba kupić towar, zamówić materiał, opłacić pracowników lub podwykonawców. Jeżeli kontrahent zapłaci dopiero dwa miesiące później, przedsiębiorca przez ten czas faktycznie finansuje realizację zamówienia z własnych pieniędzy.
Paradoksalnie gwałtowny rozwój może więc powodować problemy z płynnością.
Długie terminy płatności potrafią być bardzo kosztowne
Dla części przedsiębiorców termin na fakturze wydaje się przede wszystkim kwestią handlową. W rzeczywistości ma on bardzo duży wpływ na finanse firmy.
Jeżeli duży klient negocjuje 90-dniowy termin płatności, przedsiębiorca powinien policzyć, ile kosztuje go finansowanie działalności przez te trzy miesiące.
W tym czasie trzeba przecież regulować własne zobowiązania. Często pojawia się więc konieczność wykorzystania limitu w rachunku, kredytu obrotowego, faktoringu albo własnych oszczędności.
Dlatego przy ocenie opłacalności kontraktu nie powinno się brać pod uwagę wyłącznie marży. Równie istotne jest to, kiedy pieniądze faktycznie wpłyną na konto.
Zapasy również zamrażają pieniądze
Problemy z przepływami pieniężnymi nie wynikają wyłącznie z niezapłaconych faktur.
Gotówkę mogą zamrażać także nadmierne zapasy. Firma handlowa może mieć magazyn wypełniony towarem wartym setki tysięcy złotych, ale dopóki produkty nie zostaną sprzedane, środki pozostają związane w zapasie.
Podobny problem może występować w produkcji. Zakup dużej ilości surowców poprawia bezpieczeństwo dostaw, ale jednocześnie zmniejsza dostępny kapitał obrotowy.
Dlatego przedsiębiorcy powinni obserwować nie tylko wysokość sprzedaży, lecz również rotację zapasów i należności.
Podatek może pojawić się wcześniej niż pieniądze
Kolejnym źródłem napięć finansowych są zobowiązania publicznoprawne.
W określonych sytuacjach przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia podatku jeszcze zanim klient faktycznie ureguluje należność. To oznacza, że firma musi znaleźć środki na podatek, mimo że zapłata za fakturę jeszcze nie wpłynęła.
Przy pojedynczych transakcjach skala problemu może być niewielka. Przy wysokich obrotach i wielu fakturach z odroczonym terminem płatności sytuacja wygląda już zupełnie inaczej.
Cash flow powinien więc uwzględniać także terminy podatków i innych obowiązkowych płatności.
Wzrost sprzedaży może pogorszyć sytuację firmy
To jeden z najbardziej zaskakujących mechanizmów w finansach przedsiębiorstwa.
Załóżmy, że firma zdobywa dużego klienta i podwaja liczbę zamówień. Na pierwszy rzut oka to świetna wiadomość. Trzeba jednak kupić dwa razy więcej materiałów, zatrudnić dodatkowych pracowników i zwiększyć skalę logistyki.
Jeżeli klienci płacą po 60 dniach, a dostawcy oczekują zapłaty w ciągu 14 dni, powstaje luka finansowa.
Im szybciej firma rośnie, tym więcej kapitału może potrzebować do finansowania tej różnicy.
Dlatego rosnące przychody powinny iść w parze z analizą kapitału obrotowego. W przeciwnym razie przedsiębiorstwo może mieć coraz więcej zamówień i jednocześnie coraz większe problemy z gotówką.
Jak przygotować prostą prognozę cash flow?
Nie trzeba tworzyć skomplikowanego modelu finansowego. W wielu małych firmach wystarczy arkusz kalkulacyjny obejmujący kilka najbliższych tygodni lub miesięcy.
Po jednej stronie warto zapisać spodziewane wpływy z podziałem na konkretne terminy. Po drugiej wszystkie przewidywane wydatki: wynagrodzenia, ZUS, podatki, raty leasingowe, czynsze, dostawców, paliwo, usługi oraz inne stałe i zmienne koszty.
Istotne jest, aby bazować na realistycznych terminach płatności.
Jeżeli klient regularnie płaci dwa tygodnie po terminie, nie należy zakładać, że tym razem pieniądze pojawią się dokładnie w dniu wskazanym na fakturze.
Taka prosta prognoza pozwala wcześniej zauważyć moment, w którym stan rachunku może spaść do niebezpiecznie niskiego poziomu.
Wskaźniki finansowe to nie wszystko
Analiza danych księgowych jest bardzo ważna, ale w zarządzaniu płynnością potrzebne jest również spojrzenie praktyczne.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, którzy kontrahenci płacą terminowo, jakie zobowiązania pojawią się w najbliższych tygodniach oraz ile kosztów trzeba ponieść przed realizacją nowych zamówień.
W większych przedsiębiorstwach analiza przepływów może być częścią szerszego controllingu finansowego i planowania budżetu. Informacje dotyczące takich obszarów jak księgowość, podatki i doradztwo dla przedsiębiorstw można znaleźć również na https://deltaconsult.pl.
Jak poprawić płynność finansową firmy?
Nie zawsze potrzebny jest dodatkowy kredyt. Często najpierw warto sprawdzić, czy pieniądze nie są niepotrzebnie zamrożone wewnątrz przedsiębiorstwa.
Pomóc może skrócenie terminów płatności, pobieranie zaliczek przed rozpoczęciem większych zleceń, szybsze przypominanie klientom o należnościach czy negocjowanie dłuższych terminów u dostawców.
Znaczenie ma także zarządzanie zapasami. Jeżeli część towaru zalega miesiącami w magazynie, firma w praktyce przechowuje tam własną gotówkę.
Warto również tworzyć rezerwę finansową. Nawet kilka tygodni kosztów operacyjnych odłożonych na oddzielnym rachunku może dać przedsiębiorstwu znacznie większą swobodę działania w razie opóźnień płatniczych.
Cash flow warto kontrolować zanim pojawi się problem
Najgorszym momentem na rozpoczęcie analizy płynności jest chwila, w której na rachunku zaczyna brakować środków.
Znacznie skuteczniejsze jest regularne prognozowanie przepływów. Dzięki temu można wcześniej zauważyć, że za miesiąc firma będzie musiała jednocześnie opłacić większą fakturę od dostawcy, podatki oraz kilka rat leasingowych.
Pozostaje wtedy czas na przesunięcie inwestycji, renegocjację terminu płatności albo zabezpieczenie dodatkowego finansowania.
Zysk pokazuje rentowność, cash flow pokazuje zdolność do działania
Oba wskaźniki są potrzebne, ale odpowiadają na inne pytania.
Zysk informuje, czy działalność jest ekonomicznie opłacalna. Cash flow pokazuje natomiast, czy przedsiębiorstwo ma pieniądze potrzebne do codziennego funkcjonowania.
Firma może przez pewien czas działać ze stratą i nadal posiadać gotówkę. Może również raportować wysoki zysk i jednocześnie nie mieć środków na najbliższą wypłatę wynagrodzeń.
Dlatego zarządzanie przedsiębiorstwem wyłącznie na podstawie wyniku finansowego daje niepełny obraz sytuacji. Regularna kontrola przepływów pozwala znacznie wcześniej dostrzegać zagrożenia i podejmować decyzje, zanim chwilowy brak gotówki zamieni się w poważny problem z płynnością.
